Assistant(e) ADV polyvalent(e) H/F/X

1. Présentation du poste

Au sein d'une TPE à taille humaine, l'assistant(e) ADV polyvalent(e) joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'activité commerciale. Il/elle assure le suivi des commandes, la relation client, l'organisation des livraisons et différentes missions administratives, en lien avec les équipes opérationnelles et la comptabilité.

2. Principales missions

- Administration des ventes et relation client (particuliers)

Réception des appels et prise de commandes téléphoniques.

Traitement des commandes internet et des emails.

Renseignements clients, suivi des commandes et gestion du service après-vente.

Mise à jour et fiabilisation des fichiers clients.

Organisation de campagnes de relance commerciale.

Participation à la vente directe aux particuliers à Montmeyran

- Organisation des tournées et des livraisons (particuliers et professionnels)

Vérification des commandes et contrôle de leur cohérence

Organisation quotidienne des tournées du lendemain

Coordination avec les équipes de préparation et les livreurs

Établissement d'une partie des bons de livraison et préparation des documents nécessaires

Gestion des tablettes et des outils numériques utilisés lors des tournées

Suivi des commandes et livraisons spécifiques aux clients professionnels

- Suivi administratif et interface avec la comptabilité (particuliers et professionnels)

Contrôle des ventes, des caisses et des encaissements

Participation à la préparation des remises bancaires

Participation à la facturation

Vérification et rapprochement de certaines factures fournisseurs

Réalisation de certaines saisies et opérations comptables courantes, encadré par une comptable interne

Transmission des pièces justificatives et signalement des éventuelles anomalies

- Suivi et analyse de l'activité commerciale (particuliers et professionnels)

Réalisation de statistiques de ventes sous Excel

Analyse des évolutions et comparaison avec les années précédentes

Suivi et mise en place des opérations commerciales saisonnières

Participation à l'amélioration des outils et procédures de gestion

- Missions administratives et communication

Mise à jour et fiabilisation des bases de données clients

Traitement des retours de courriers et collecte des coordonnées clients

Rédaction et publication d'articles sur les sites internet, avec anticipation en période creuse

Participation ponctuelle à diverses missions administratives selon les besoins de l'entreprise et du dirigeant

3. Fonctionnement et environnement de travail

Le poste s'exerce dans une TPE où la polyvalence, la proximité entre les collaborateurs et l'esprit d'équipe font partie intégrante du fonctionnement quotidien

La personne travaille et supervise un binôme au bureau

Le lien est étroit avec les équipes de préparation, les livreurs et la comptable

4. Compétences et qualités recherchées

Qualités prioritaires

Forte autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions

Bon sens de l'organisation et capacité d'anticipation

Bonne gestion des priorités, notamment lors des périodes de forte activité

Rigueur, méthode et fiabilité

Polyvalence, réactivité et adaptabilité

Esprit d'initiative et capacité à résoudre les problèmes courants

Esprit d'équipe, entraide et sens du collectif

Compétences techniques et relationnelles

Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques exigée

Capacité à gérer des commandes et à organiser des livraisons

Très bonne aisance téléphonique, qualité d'écoute et sens du service client

Communication claire et efficace avec les différents interlocuteurs

5. Organisation et temps de travail

L'activité de l'entreprise est marquée par une saisonnalité, il est prévu une annualisation des heures travaillées dans un cadre clair et établi en début de chaque année