* GERER LE SECRETARIAT ET ASSURER LE SUIVI BUDGETAIRE

- Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes, des synthèses, des présentations selon
des notes préalablement communiquées,
- Participer à l'implantation et au développement des nouvelles procédures et méthodes
administratives,
- Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions,
- Assurer le classement et l'archivage des documents internes,
- Assurer le secrétariat relatif aux instances représentatives du personnel (ordre du jour,
calendrier.),
- Organiser et préparer des réunions (convocation, réservation de salle, préparation des
dossiers),
- Instruire ou constituer des dossiers et les présentations à destination du département,
direction,
- Analyser et remédier aux dysfonctionnements récurrents dans l'organisation quotidienne du
pôle,
- Aider et préparer les différents supports (présentation codir, journée institutionnelle.),
- Déclinaison de la stratégie FLEX.

* ASSISTER LA DIRECTION DU PLEX DANS L'ORGANISATION MATERIELLE ET LA GESTION
TECHNIQUE ET FINANCIERE DES ACTIVITES

- Collecter et traiter les informations spécifiques (projets, appels à projet, CPOM, contrôle
sécurité des bâtiments et maintenance) en les organisant dans le cadre de procédures
prédéfinies,
- Gérer la flotte de véhicules, les cartes carburant et restitution des véhicules,
- Suivi du logiciel immobilier (Siméo),
- Suivi des fluides : réception des factures énergie et codification analytique,
- Suivi du renouvellement du parc informatique, des photocopieurs et de la flotte GSM,
- Suivi des sinistres avec les assurances.